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Premessa e finalità
Il Codice Etico di Bidue System S.r.l. nasce dall’esigenza di definire con chiarezza i principi e i valori che devono orientare ogni azione aziendale. In un contesto di mercato sempre più complesso e regolamentato, dotarsi di un riferimento etico condiviso non rappresenta soltanto un obbligo formale, ma una scelta strategica consapevole, volta a costruire una cultura organizzativa solida, responsabile e orientata al lungo periodo.
Il documento guida i comportamenti individuali e collettivi, rafforzando la fiducia di clienti, partner, fornitori, istituzioni e di tutti gli interlocutori della Società, a testimonianza dell’impegno verso la legalità, la trasparenza e la tutela di tutte le persone coinvolte.
Orientare
Promuovere comportamenti corretti, responsabili e trasparenti in ogni contesto operativo.
Tutelare
Salvaguardare reputazione, affidabilità e integrità della Società nel tempo.
Prevenire
Evitare comportamenti illeciti, impropri o in conflitto con l’interesse aziendale.
Rafforzare
Consolidare la fiducia di clienti, partner, dipendenti, collaboratori e istituzioni.
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Ambito di applicazione e destinatari
Il Codice si applica a tutti coloro che, a qualunque titolo, intrattengono rapporti con Bidue System S.r.l. o agiscono nel suo interesse. La Società richiede a ciascun destinatario di conoscere, rispettare e applicare attivamente i principi del Codice: non è sufficiente una conoscenza formale, ma un impegno concreto e quotidiano nella sua attuazione. La Società si riserva di inserire clausole di rispetto del Codice nei contratti con soggetti terzi.
Organi sociali
Amministratori e componenti degli organi sociali.
Personale interno
Dirigenti, dipendenti e collaboratori di ogni livello.
Consulenti
Professionisti, consulenti e lavoratori autonomi.
Partner e agenti
Agenti, partner commerciali e tecnici.
Filiera
Fornitori, subfornitori e ogni soggetto terzo in rapporto con la Società.
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Valori fondamentali
Bidue System S.r.l. fonda la propria identità su un insieme di valori che costituiscono il riferimento irrinunciabile per ogni decisione e comportamento. Non principi astratti, ma orientamenti concreti che devono trovare espressione nel lavoro quotidiano di ciascun destinatario.
Legalità
Ogni attività nel rispetto della legge, dei regolamenti, degli obblighi contrattuali e delle procedure aziendali.
Integrità
Onestà, correttezza, lealtà e buona fede in tutti i rapporti interni ed esterni.
Trasparenza
Decisioni, processi e comunicazioni chiari, veritieri, tracciabili e comprensibili.
Professionalità
Competenza, diligenza, accuratezza e aggiornamento continuo.
Riservatezza
Informazioni aziendali, tecniche, commerciali e personali trattate con la massima attenzione.
Responsabilità
Ciascuno risponde delle proprie azioni, omissioni e decisioni, secondo il ruolo ricoperto.
Centralità della persona
Dignità, rispetto, inclusione, sicurezza e sviluppo professionale delle persone.
Sicurezza digitale
La protezione di sistemi, dati e infrastrutture è un principio essenziale dell’agire aziendale.
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Principi etici per le attività IT e Cybersecurity
Data la specializzazione di Bidue System S.r.l. nei servizi IT e cybersecurity, il Codice prevede principi etici specifici e stringenti. L’accesso a sistemi, reti, applicazioni e dati di terzi comporta una responsabilità particolarmente elevata. La competenza tecnica è uno strumento al servizio di finalità legittime e contrattualmente definite: il suo utilizzo al di fuori di tali confini costituisce una violazione grave del Codice.
Uso legittimo degli accessi
Attività tecnica solo con idonea autorizzazione, per finalità lecite e contrattualmente giustificate, nel rispetto dei limiti di ingaggio.
Divieto di abuso delle capacità tecniche
Vietato accedere abusivamente, alterare o estrarre informazioni senza autorizzazione, aggirare controlli o eseguire test invasivi non autorizzati.
Security by design e by default
Approccio orientato a prevenzione, minimizzazione del rischio e protezione delle informazioni fin dalla progettazione.
Gestione delle vulnerabilità
Vulnerabilità gestite con tempestività, riservatezza e responsabilità; vietata ogni divulgazione impropria o sfruttamento.
Tracciabilità
Le attività tecniche rilevanti sono registrate, documentate e verificabili nel tempo.
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Rapporti con clienti e utenti
La qualità del rapporto con i clienti è un pilastro dell’identità aziendale. Ogni relazione è impostata su correttezza, competenza, affidabilità, trasparenza e riservatezza. Ogni impegno rivolto al cliente deve fondarsi su presupposti reali e verificabili: è vietato ricorrere a informazioni ingannevoli o promesse non realistiche.
Coerenza contrattuale
Servizi coerenti con gli impegni assunti, rappresentando in modo veritiero competenze e risultati attesi.
Protezione dei dati del cliente
Dati, accessi e configurazioni protetti con il massimo rigore, entro i limiti delle autorizzazioni.
Gestione delle criticità
Richieste, incidenti e reclami gestiti con tempestività, professionalità e comunicazione trasparente.
Divieto di utilizzo non autorizzato
Vietato usare informazioni, credenziali o dati del cliente per finalità diverse da quelle autorizzate.
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Rapporti con fornitori, partner e consulenti
La selezione di fornitori e partner avviene secondo criteri rigorosi e oggettivi: qualità e affidabilità comprovata, competenza tecnica, correttezza dei comportamenti, sostenibilità economica, conformità normativa e adeguatezza ai requisiti di sicurezza e riservatezza.
- Agire con imparzialità e obiettività, evitando favoritismi;
- Formalizzare chiaramente ruoli, responsabilità e corrispettivi;
- Richiedere il rispetto di obblighi di riservatezza e compliance;
- Rifiutare rapporti con soggetti dai comportamenti incompatibili con i valori aziendali o con la legge.
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Anticorruzione, omaggi e conflitti di interesse
Bidue System S.r.l. adotta una politica di tolleranza zero verso ogni forma di corruzione, concussione, induzione indebita, traffico di influenze, frode o comportamento improprio, sia nelle relazioni interne sia con soggetti esterni, incluse le Pubbliche Amministrazioni.
Divieti assoluti
Offrire o accettare somme non dovute, promettere vantaggi per ottenere favori, utilizzare terzi per aggirare i divieti o influenzare impropriamente decisioni.
Omaggi e ospitalità
Ammessi solo se di modico valore, leciti, occasionali, trasparenti e coerenti con la prassi commerciale.
Conflitto di interessi
Ogni situazione, anche solo potenziale, deve essere tempestivamente comunicata alla funzione competente.
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Rapporti con la Pubblica Amministrazione e le autorità
Nei rapporti con Pubbliche Amministrazioni, enti pubblici, autorità di vigilanza e giudiziarie, la Società impone i più alti standard di correttezza, trasparenza e collaborazione istituzionale. Tali rapporti sono gestiti esclusivamente da soggetti autorizzati e in modo pienamente tracciabile.
Correttezza istituzionale
Comportamenti impeccabili, con informazioni trasparenti, complete e veritiere.
Divieto di influenza impropria
Vietato promettere o corrispondere denaro, utilità o favori, o influenzare procedimenti.
Veridicità delle dichiarazioni
Vietato presentare dati falsi o incompleti, od omettere informazioni dovute per legge.
Tracciabilità
Ogni rapporto con soggetti pubblici è documentato e verificabile nel tempo.
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Riservatezza, protezione dei dati e sicurezza delle informazioni
La tutela della riservatezza è un obbligo fondamentale. La Società tratta i dati personali nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza, in conformità al Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e alla normativa nazionale. La protezione si estende a tutte le informazioni riservate di clienti, partner, dipendenti, strategie e assetti tecnici.
Accesso e trattamento
Solo i dati necessari alle finalità autorizzate, nel rispetto del principio di minimizzazione.
Protezione attiva
Credenziali, dispositivi e archivi protetti da accessi non autorizzati, perdite o alterazioni.
Ciclo di vita dei dati
Classificazione, conservazione e cancellazione secondo le procedure aziendali.
Segnalazione incidenti
Data breach e compromissioni segnalati tempestivamente secondo le procedure e le scadenze di legge.
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Registrazioni contabili e controlli interni
Ogni operazione rispetta criteri rigorosi di correttezza e tracciabilità: legittimità (fondamento legale e contrattuale), autorizzazione dai soggetti competenti, documentazione idonea e corretta registrazione nei sistemi aziendali. Nessuna operazione può essere eseguita al di fuori delle procedure autorizzate.
Sono espressamente vietate le seguenti condotte:
- Creare fondi occulti o conti non ufficiali;
- Effettuare pagamenti non documentati;
- Registrare operazioni inesistenti o non veritiere;
- Alterare documenti, giustificativi o evidenze;
- Ostacolare controlli, audit o verifiche interne ed esterne.
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Tutela del capitale umano e sicurezza sul lavoro
La Società riconosce il valore centrale delle persone e garantisce un ambiente di lavoro fondato su rispetto reciproco, dignità, pari opportunità, merito, inclusione e crescita professionale.
Pari opportunità e inclusione
Vietate discriminazioni per genere, età, origine, nazionalità, religione, disabilità, orientamento sessuale o appartenenza sindacale.
Rispetto e dignità
Vietati molestie, intimidazioni, offese, ritorsioni e ogni abuso di autorità.
Valutazioni obiettive
Selezione, formazione, valutazione e sviluppo su criteri oggettivi e professionali.
Salute e sicurezza
Condizioni di lavoro sicure e salubri; obbligo di osservare le disposizioni e segnalare i rischi.
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Concorrenza leale, proprietà intellettuale e comunicazione esterna
Concorrenza leale
Vietate pratiche ingannevoli o denigratorie, acquisizione illecita di informazioni, accordi anticoncorrenziali e notizie false sul mercato.
Proprietà intellettuale
Uso di software, licenze e contenuti nel rispetto dei diritti; tutela delle metodologie sviluppate dalla Società.
Comunicazione esterna
Comunicazioni corrette, veritiere e autorizzate; nessuna dichiarazione pubblica a nome della Società senza autorizzazione.
Social media
Uso rispettoso dei doveri di riservatezza e tutela dell’immagine aziendale.
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Whistleblowing e segnalazioni di violazioni
La Società promuove una cultura della legalità in cui ogni destinatario è incoraggiato a segnalare tempestivamente situazioni di dubbio, irregolarità o potenziali violazioni del Codice attraverso i canali predisposti. Le segnalazioni sono gestite garantendo riservatezza e tutela del segnalante da ogni forma di ritorsione.
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Sistema disciplinare e attuazione del Codice
La violazione del Codice costituisce inadempimento agli obblighi verso la Società e comporta misure proporzionali alla gravità del fatto, al ruolo del soggetto e alle circostanze, nel rispetto dei principi di legalità, proporzionalità, contraddittorio e tracciabilità.
Misure disciplinari
Richiami e provvedimenti nel rispetto delle norme contrattuali e dello Statuto dei Lavoratori.
Risoluzione dei rapporti
Risoluzione del contratto con collaboratori, consulenti, agenti o fornitori inadempienti.
Azioni risarcitorie
Risarcimento del danno verso chi abbia causato pregiudizio alla Società.
Segnalazioni alle autorità
Ove le violazioni integrino fattispecie penalmente o amministrativamente rilevanti.
L’attuazione è assicurata mediante approvazione formale, diffusione interna ed esterna, clausole contrattuali con terzi, formazione periodica, presidi organizzativi e controlli. Qualora sia adottato un Modello 231, il presente Codice ne costituisce parte integrante.
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Sostenibilità, responsabilità sociale e clausola finale
Bidue System S.r.l. promuove un modello di business orientato alla responsabilità economica, sociale e organizzativa: riduzione di sprechi e inefficienze, scelte organizzative responsabili, promozione della consapevolezza digitale e della cultura della sicurezza, e relazioni corrette e durature con il territorio, i clienti e i partner.
Il Codice entra in vigore dalla data di approvazione ed è portato a conoscenza di tutti i destinatari. È soggetto a revisione periodica e ad aggiornamento in caso di modifiche normative, cambiamenti organizzativi, nuovi rischi o esigenze emerse da controlli, audit, segnalazioni o incidenti.
“Il rispetto del Codice Etico costituisce parte essenziale dell’identità, dell’affidabilità e della responsabilità di Bidue System S.r.l.”
Approvato dalla Direzione — Bidue System S.r.l. · Versione 1.0 · 9 dicembre 2025 · Via Pavia 11/B, 10098 Rivoli (TO) · P.IVA IT05584990013